3.- CONDICIONES GENERALES:
Ambas partes, en la cualidad y representación en que actúan, se reconocen la capacidad legal necesaria para otorgar el presente CONTRATO, integrado por las siguientes cláusulas así como por los anexos que suscriban las partes detallando las características del servicio.
El presente contrato constituye el acuerdo de las partes respecto al objeto del mismo y sustituye y anula cualquier acuerdo previo de las partes sobre el particular así como la correspondencia o documentación suscrita por las partes o intercambiada entre ellas que contradiga cualquiera de los pactos aquí establecidos.
3.1- Gastos de Cancelación:
Si el Cliente renuncia, incumple los plazos de pago o de alguna otra manera impide la celebración del evento, una vez firmado el presente contrato e ingresado el primer pago correspondiente al 30% del total presupuestado, las Partes acuerdan que se aplicarán los siguientes gastos de cancelación que habrá de abonar el Cliente:
En caso de una renuncia o cancelación total, o bien impago en plazo del total acordado:
– Hasta 91 días antes de la fecha de llegada:
Se aplicaría un cargo por trabajos de preparación de 3000 euros.
– Entre 90 y 61 días antes de la fecha de llegada: Se aplicaría un cargo equivalente al 25% del total
presupuestado.
– Entre 60 y 31 días antes de la fecha de llegada: Se aplicará un cargo equivalente al 50% del total
presupuestado.
– Entre 30 y 16 días antes de la fecha de llegada: Se aplicará un cargo equivalente al 75% del total
presupuestado.
– Entre 15 y 0 días antes de la fecha de llegada: Se aplicará un cargo equivalente al 100% del total
presupuestado.
En caso de una renuncia o cancelación parcial o reducción del número de participantes:
– Hasta 61 días antes de la fecha de llegada: hasta 20% reducción = sin cuota de cancelación.
– Entre 60 y 31 días antes de la fecha de llegada: hasta 10% reducción = sin cuota de cancelación.
– Entre 30 y 07 días antes de la fecha de llegada: hasta 05% reducción = sin cuota de cancelación.
– Entre 06 y 00 días antes de la fecha de llegada: ninguna reducción adicional posible
En caso de por seguridad sanitaria (por ejemplo, rebrote COVID-19), se decrete en un Boletín Oficial alguna norma legal que prohíba de forma expresa e indiscutible viajar al grupo o bien se declare un Estado excepcional (alarma, excepción o sitio), ya sea por parte del Gobierno de España o del Gobierno del país de origen del grupo, se propondrá el cambio de fechas manteniendo el pago abonado para un futuro viaje del grupo. En caso de que no se acepte la propuesta, se procederá a la devolución del importe íntegro abonado sin gastos de cancelación.
3.2- Gastos extras y Precio:
Los gastos adicionales o extras que se generen durante la estancia del grupo (o, en su caso, durante los días previos cuando ya se hubiese abonado el 100% del presupuesto inicial o sus variaciones) deberán ser abonados por EL CLIENTE a la EMPRESA de la siguiente forma:
– Gastos por importe superior a 5.000 €: Pago al contado durante la estancia del grupo o celebración del evento, siempre antes de su finalización.
– Gastos por importe de hasta 5.000 €: Pago mediante transferencia bancaria en el plazo de 10 días desde la presentación de los justificantes por parte de la EMPRESA
Los precios aceptados en este contrato garantizan la disponibilidad en firme de los servicios contratados con antelación, por lo que no son susceptibles de cambio por ofertas que aparezcan en la web de la EMPRESA o sus PROVEEDORES ni en ningún otro medio de publicación.
3.3.- Actualizaciones del Presupuesto:
El presupuesto inicial, cuyo total se refleja en el encabezado de este contrato y que se refiere al número de personas calculadas por el CLIENTE y al que se hace referencia en el mismo, podrá ir actualizándose conforme a los nuevos requerimientos del CLIENTE acordando las partes el siguiente procedimiento:
1.- EL CLIENTE deberá solicitar las modificaciones del presupuesto principal por escrito (correo electrónico).
2.- LA EMPRESA remitirá también por escrito (correo electrónico) la modificación del presupuesto inicial, de acuerdo con la solicitud cursada por EL CLIENTE, sólo y únicamente en el caso de que esté en condiciones de poder hacer frente y atender los nuevos requerimientos planteados por EL CLIENTE.
3.- Si en un plazo de 5 días, o con una antelación mínima de 8 días antes del evento en caso de que este plazo sea menor, EL CLIENTE no rechaza expresamente la modificación del presupuesto inicial se entiende que EL CLIENTE acepta dicha modificación, la cual queda incorporada al presente contrato, formado parte integrante de él y anulado el presupuesto inicial o, en su caso, sus modificaciones posteriores.
La última versión del Presupuesto aceptada por EL CLIENTE, con sus correspondientes modificaciones en su caso, se considerará vinculante para las partes y será la que se tome de referencia para cuantificar los porcentajes de pago y cancelación.
En todo caso, cualquier actualización o modificación del presupuesto deberá ser acordada como máximo 8 días antes de la celebración del evento. Transcurrido dicho plazo no se permitirá modificación alguna.
3.4.- Incumplimiento Plazos de Pago:
El incumplimiento de los plazos de pago pactados por las partes facultará a la EMPRESA para dar por resuelto el contrato sin necesidad de cumplir ningún otro requisito, resolución ésta que dará derecho asimismo a retener las cantidades ya abonadas por EL CLIENTE para aplicarlas a las indemnizaciones que procedan previstas en el régimen de cancelaciones u otras que se deriven del incumplimiento del contrato.
3.5.- Uso de Salas e instalaciones y servicios sujetos al Contrato:
La/s sala/s, espacios, instalaciones y servicios contratados se ponen a disposición del CLIENTE, previa solicitud del mismo por escrito y aceptada por la EMPRESA en caso de tener disponibilidad al respecto, única y exclusivamente para la preparación previa, organización, celebración y desarrollo de las actividades objeto de este contrato, quedando prohibido al CLIENTE la realización de cualquier otra actividad principal, accesoria, complementaria o de apoyo distinta a la contratada, así como cesión a terceros, total o parcial.
EL CLIENTE se obliga a cumplir las normas de la EMPRESA que reglamentan el uso de las salas, sus servicios e instalaciones que serán de obligado cumplimiento y de su responsabilidad las consecuencias que se deriven de su contravención, normas y recomendaciones que se realizarán por el personal técnico de la EMPRESA.
3.6.- Condiciones de los servicios:
1.- LA EMPRESA actúa como intermediaria entre los participantes del evento y el CLIENTE por una parte, y los transportistas, hoteles y técnicos y todas las personas y entidades responsables de prestar servicios, por otra parte. Por este motivo, limitándose su labor a la intermediación, LA EMPRESA no aceptará ninguna responsabilidad por accidente, daño material o lesión personal, retraso, irregularidad, pérdida o robo de equipaje ni cualquier daño en las personas o sus bienes que ocurra a los asistentes durante el viaje, evento o traslados.
2.- LA EMPRESA no asumirá ningún tipo de responsabilidad (ni contractual ni extracontractual) en el caso de que EL CLIENTE o los asistentes al evento incumplan las directrices del personal al cargo de la organización. Del mismo modo, LA EMPRESA tampoco asumirá responsabilidad alguna respecto de aquellos bienes o servicios que EL CLIENTE o los asistentes al evento puedan contratar directamente, al margen de la labor de intermediación de LA EMPRESA.
3.- En el caso de que, durante la celebración del evento, EL CLIENTE o algunos de los asistentes decidan voluntariamente no participar en alguna actividad, no tendrán derecho al reembolso.
4.- EL CLIENTE, solo por el hecho de formar parte de alguna de nuestras actividades, acepta todas y cada una de las condiciones establecidas tanto por parte de LA EMPRESA como de sus PROVEEDORES, incluidas aquellas referidas al tipo y fecha de pago de las cantidades acordadas. El material prestado para la participación en las actividades debe ser devuelto en las mismas condiciones en las que fue entregado. Si hubiese algún daño o pérdida de dicho material LA EMPRESA se reserva el derecho de cargarlo al CLIENTE en su factura como coste.
5.- EL CLIENTE no perjudicará ni entorpecerá al resto de las actividades y servicios que se lleven a cabo en otra/s sala/s o espacios del establecimiento.
6.- EL CLIENTE no podrá contratar los servicios de cualquier TERCERO ajeno a este contrato, para su desarrollo en el curso de las actividades del evento, salvo autorización por escrito de LA EMPRESA.
7.- Si por la concurrencia de especiales circunstancias personales relacionadas con la intervención de los participantes, no comunicadas a LA EMPRESA en el momento de la elaboración del Presupuesto, el CLIENTE precisara obtener algún tipo de licencia, permiso o autorización previa, vendrá obligado a proveerse de tales habilitaciones constituyendo causa de resolución su incumplimiento; obligándose asimismo el CLIENTE a practicar la liquidación, pago o abono de los derechos de propiedad intelectual e industrial que correspondiesen, como consecuencia de la celebración del evento y del desarrollo de la actuaciones que en él se lleven a cabo.
8.- La EMPRESA no se hace responsable de las manifestaciones, actuaciones y actividades que el CLIENTE y quienes participen realicen y desarrollen durante la celebración del evento, manifestando el CLIENTE que las previstas y a desarrollar tienen un objeto lícito y permitido por el ordenamiento jurídico y que su realización no comporta riesgo ni entraña peligro alguno para las personas y los bienes.
9.- Las Partes acuerdan que la responsabilidad, por todos los conceptos, de LA EMPRESA, en ningún caso sobrepasará ni el alcance de coberturas ni el importe de su seguro de responsabilidad civil, que asciende a SEISCIENTOS MIL EUROS (600.000 €)
3.7.- Fuerza mayor
1.- La EMPRESA no será responsable de las situaciones originadas por causa de fuerza mayor que pudieran afectar a la celebración del evento, ni las derivadas, tampoco, del caso fortuito o de la actuación de terceros que ninguna vinculación tengan con la EMPRESA.
2.- Si por razones de fuerza mayor ajenas a LA EMPRESA, en el momento de la prestación del servicio no fuese posible la adquisición de algunos productos o servicios contratados, LA EMPRESA se compromete a sustituirlo por otros similares, previo aviso al CLIENTE.
3.- LA EMPRESA se reserva el derecho de cambiar el orden de las actividades confirmadas, el derecho de modificar el paquete de actividades o algunas de ellas, al igual que sus precios, como también cambiar actividades, todo ello debido a razones externas (tiempo, huelga, etc). La cancelación de los servicios debido a condiciones climáticas desfavorables, nuevas regularizaciones por parte de instituciones públicas o fuerza mayor están fuera del ámbito de responsabilidad de LA EMPRESA, por lo que no procederá su reembolso.
En caso de cambios inesperados motivados por los PROVEEDORES, LA EMPRESA se compromete a contratar servicios similares a favor del cliente, previo acuerdo.
4.- En caso de concurrencia de circunstancias de especial gravedad que afectaran a la celebración del evento o a la llegada del grupo, EL CLIENTE podrá solicitar el cambio de las fechas previstas en el presente contrato y, en este supuesto, LA EMPRESA se reserva el derecho a confirmar las nuevas fechas propuestas por el CLIENTE en base a la disponibilidad de la EMPRESA y sus PROVEEDORES, y si ello no fuera posible ninguna indemnización podrá ser reclamada por el CLIENTE. En caso de aceptarse el cambio de fechas, las cantidades entregadas a cuenta se considerarán como un pago anticipado a cuenta del precio del contrato y en caso de que el cambio de fecha pueda originar un coste superior al inicialmente previsto el CLIENTE vendrá obligado al abono de la diferencia.
3.8.- Daños y Desperfectos.
EL CLIENTE se responsabiliza de cualquier desperfecto, rotura u otros daños que, por razones ajenas a LA EMPRESA, pudieran ocasionarse, tanto en bienes como en personas, como consecuencia de la organización, celebración y desarrollo de las actividades contratadas.
3.9.- Resolución del contrato.
1.- Salvo los supuestos de resolución automática previstos en los siguientes párrafos, el contrato podrá ser resuelto por cualquiera de las partes en caso de incumplimiento del mismo. En tal supuesto, el que incumpla quedará obligado a indemnizar a la otra parte por los daños y perjuicios que por ello se ocasionaren. En el caso de que el incumplimiento fuera originado por la conducta del CLIENTE, LA EMPRESA podrá retener las cantidades ya abonadas por aquél para aplicarlas a las indemnizaciones que procedan.
2.- La falta de pago del precio de los servicios contratados en los términos pactados es causa de resolución automática del presente contrato, que originará la consecuencia de que la EMPRESA no venga obligada a poner a disposición del CLIENTE los servicios originariamente contratados, aunque ello suponga la no celebración del evento. En este caso, LA EMPRESA podrá también retener las cantidades ya abonadas por EL CLIENTE para aplicarlas a las indemnizaciones que procedan.
3.- Resolución anticipada. Este contrato podrá resolverse anticipadamente, sin que ninguna de las dos partes tenga derecho de indemnización alguna por acuerdo expreso entre las partes.
3.10.-Domicilio a efecto de Notificaciones y Comunicaciones entre partes
Todas las comunicaciones, notificaciones y requerimientos que deban realizarse las partes entre sí con motivo del presente contrato deberán efectuarse por escrito o por cualquier otro medio que deje suficiente constancia y acreditación de su realización.
A fin de agilizar y facilitar el cumplimiento del contrato, las comunicaciones, notificaciones y requerimientos se pueden realizar entre el CLIENTE y la EMPRESA vía ofimática o telemática, teniendo plena validez.
3.11-. Protección de Datos
En cumplimiento de la actual normativa sobre protección de datos, se le advierte que el responsable del tratamiento de los datos de carácter personal que pudieran constar en este documento asi como los que se recaben por la ejecución del mismo será Promoinnovación Eventos Canarias, S.L con Cif.: B-76013929 y dirección en Camino Viejo la Calzada, nº 15, 35017 – Las Palmas de Gran Canaria, Gran Canaria. Dichos datos se utilizarán con la finalidad de poderle prestar los servicios solicitados y se conservarán hasta que el afectado ejerza su derecho de cancelación salvo disposición legal que lo impida. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal o sean necesarios para prestarle los servicios solicitados. Asimismo, queda informado que tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos, cancelarlos, oponerse a su tratamiento, Limitarlo, solicitar su portabilidad o solicitar tutela de la autoridad de control (www.agpd.es), en los términos establecidos en la actual normativa de Protección de Datos de Carácter Personal.
Puede recabar mayor información sobre nuestra política de protección de datos en ineventing.com
3.12.- Jurisdicción, Validez del contrato y Derecho material aplicable
Las partes, con renuncia expresa al fuero que pudiera corresponderles se sometan, también de forma expresa, a los juzgados y tribunales de Las Palmas de Gran Canaria, para resolver cuantas cuestiones puedan suscitarse como consecuencia de la interpretación y cumplimiento del presente contrato.
Las partes acuerdan expresamente otorgar plena validez a la correspondencia postal, telegráfica, electrónica, telemática, ofimática y vía fax que se cursen las partes en relación el contrato suscrito y sus consecuencias y cumplimiento o resolución. En virtud de lo anterior, el consentimiento de este contrato y/o sus Anexos podrá producirse mediante la remisión vía correo electrónico (adjuntando como documento adjunto a un correo electrónico el contrato y/o su/s anexo/s escaneados) o vía fax (remisión por fax del contrato y/o Anexos firmados), y en tal caso el documento remitido producirá obligación y tendrá plenos efectos entre los contratantes.
En cuanto a la legislación material aplicable para resolver todas las cuestiones que se deriven del cumplimiento o resolución del contrato, éstas lo serán conforme a la legislación española por cuanto la prestación del servicio se realiza en territorio del Estado español, y así lo aceptan expresamente las partes contratantes.
R.M. Las Palmas, hoja GC 41.395, folio 18, tomo 1.914, sección 8ª; PROMOINNOVACION EVENTOS CANARIAS Sociedad Limitada · CIF: B-76013929 · I.T. I-0002185